Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
ROM InWest is een BV, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 84148527 en is gevestigd aan Koepelplein 1E (2031 WL) te Haarlem. Wij zijn bereikbaar via info@rominwest.nl of telefonisch via 085 0401400.
Verwerking van persoonsgegevens
Als je gebruik maakt van de diensten van ROM InWest, verzamelen wij een aantal persoonsgegevens van je. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op jou als geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Wij verkrijgen deze gegevens doordat je gebruik maakt van onze website (je accepteert cookies) en/of doordat je met/via ons een dienst afneemt (je meldt je aan voor een evenement) of als je op een andere manier met ons communiceert (telefonisch of via e-mail).
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die je ons zelf hebt verstrekt: wij verkrijgen geen persoonsgegevens van derde partijen.
Voor informatie over cookies is een aparte cookieverklaring beschikbaar.
Met welk doel verwerkt ROM InWest persoonsgegevens?
- Verzending van onze nieuwsbrief, indien je aangegeven hebt deze te willen ontvangen;
- Verzending van uitnodigingen voor bijeenkomsten of events waarvan we verwachten dat deze voor jou interessant zijn, georganiseerd door ROM InWest, of waar ROM InWest bij betrokken is;
- Om je in de toekomst te informeren over actuele en mogelijk voor jou interessante activiteiten waar ROM InWest bij betrokken is;
- Voor het verbeteren van gepersonaliseerde mailings en uitnodigingen, op basis van jouw voorkeuren en interessegebieden, passend bij de ROM InWest-agenda;
- Om de programmering van onze events en dienstenverlening nog beter aan te laten sluiten;
- Om je businesscase te toetsen op haalbaarheid en je hierover te adviseren;
- Om je in contact te brengen met financiële dienstverleners en/of zelf in financieringen te participeren;
- Om onze wettelijke verplichtingen na te komen;
- Om bij het werven en selecteren van nieuwe medewerkers de juiste procedure te kunnen volgen.
Welke persoonsgegevens verwerkt ROM InWest van je?
Wij verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens, afhankelijk van het doel:
Algemene communicatie via de website, zoals het contactformulier en de quick scan:
- Contact- en NAW-gegevens, zoals naam, (e-mail)adres, telefoonnummer;
- Overige door jou verstrekte persoonsgegevens, bijvoorbeeld als je telefonisch of per e-mail vragen stelt.
Aanmelden voor een evenement:
- Contact- en NAW-gegevens, zoals naam, (e-mail)adres, telefoonnummer;
- Foto’s tijdens een evenement of bijeenkomst. Het is mogelijk dat ROM InWest deze foto’s publiceert in een nieuwsbrief of andersoortige uiting. ROM InWest zal dit ten tijde van het evenement ook mededelen en je vragen of je hiertegen bezwaar hebt. Indien mogelijk wordt direct op een mogelijk bezwaar geanticipeerd door je niet of niet herkenbaar in beeld te brengen.
Het doen van een financieringsaanvraag bij ROM InWest:
- Contact- en NAW-gegevens, zoals naam, (e-mail)adres, telefoonnummer;
Solliciteren naar een functie bij ROM InWest:
- Contact- en NAW-gegevens, zoals naam, (e-mail)adres, telefoonnummer;
- CV’s, referenties, motivaties, competenties en beoordelingen.
Op basis van welke grondslagen verwerkt ROM InWest je persoonsgegevens?
Het verwerken van persoonsgegevens mag volgens de AVG alleen als er een wettelijke grondslag voor bestaat. In ons geval doen wij dat op basis van de volgende grondslagen:
- Op basis van je toestemming, zoals het verzenden van de nieuwsbrief, verzenden van uitnodigingen of voor het beantwoorden van een vraag, klacht of andersoortige communicatie;
- Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent;
- Omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ROM InWest. Dit bestaat uit het concrete belang van ROM InWest om vragen, klachten of andersoortige communicatie op verzoek van jou af te kunnen handelen, het praktische belang van ROM InWest om een evenement te kunnen organiseren, het belang van ROM InWest om gegevens te delen in het netwerk of het belang van ROM InWest om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren en optimaliseren;
- Omdat ROM InWest een wettelijke verplichting moet nakomen.
Indien persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, dan kan je deze toestemming te allen tijde intrekken.
Bewaartermijnen
ROM InWest bewaart je persoonsgegevens veilig zolang als dat het nodig is voor het doel waarvoor wij ze nodig hebben, of zolang als dit wordt voorgeschreven in de relevante wet- en regelgeving.
Hierna worden de gegevens vernietigd of geanonimiseerd. Je kunt te allen tijde jouw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen. Als je jezelf geheel wenst uit te schrijven, worden jouw persoonlijke gegevens direct verwijderd.
Verwerking door derden
Persoonsgegevens kunnen in opdracht van ROM InWest worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en sub-verwerkers. Dit gebeurt alleen als dit past binnen het doel van de verwerking of als dit (wettelijk) verplicht is. De verwerkers en sub-verwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van ROM InWest en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. Als met deze verwerkers persoonsgegevens worden gedeeld, worden hiervoor verwerkersovereenkomsten gesloten om de zorgvuldige en veilige verwerking van je gegevens te borgen. Jouw persoonsgegevens worden niet verstrekt aan andere partijen, tenzij wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak. De derden waarmee ROM InWest persoonsgegevens deelt zijn ons hostingbedrijf (@@naam), @@overige cloud verwerking (@@naam), @@ recruitment (@@naam) , kantoorautomatisering (Microsoft) etc.
Verwerking buiten de EU/EER
Alle door ROM InWest verwerkte persoonsgegevens worden binnen de EU verwerkt.
Beveiliging van je persoonsgegevens
ROM InWest neemt het beschermen van je persoonsgegevens serieus en heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Voorbeelden hiervan zijn de strenge autorisatie- en authenticatievereisten om in onze systemen te kunnen inloggen, en de uitgebreide monitoring en logging.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
Functionaris Gegevensbescherming
Wij beschikken over een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Indien je vragen en/of klachten hebt met betrekking tot je privacy, dan kun je ook contact opnemen met onze FG.
De FG is telefonisch bereikbaar op 030-8896575 of per e-mail op fg@lumengroup.nl. Daarnaast is de FG ook bereikbaar via zijn beveiligde website.
Lumen Group B.V.
Reactorweg 301
3542 AD Utrecht.
Ook kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de bevoegde handhavingsinstantie. Je kunt hiervoor contact opnemen met hen via Klacht melden bij de AP.
Jouw privacy rechten
Omdat je persoonsgegevens met ons deelt, heb je de volgende rechten:
- Recht op inzage met betrekking tot je persoonsgegevens;
- Recht op rectificatie en aanvulling van je persoonsgegevens als deze onjuist of onvolledig zijn;
- Recht op gegevenswissing als je wilt dat wij stoppen met het verwerken;
- Recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens;
- Recht van bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens;
- Recht op overdraagbaarheid van je persoonsgegevens.
Wat deze rechten precies inhouden en wanneer ze soms beperkt zijn door wettelijke voorschriften, lees je hier: Rechten van betrokkenen | Autoriteit Persoonsgegevens.
Als je van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, dan kun je contact opnemen met ons via info@rominwest.nl. ROM InWest zal zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken op je verzoek reageren.
Los van bovenstaande rechten, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij onze Functionaris Gegevensbescherming.
Wijzigingen Privacy Statement
ROM InWest kan dit privacy statement aanpassen. Op de website staat de meest recente versie gepubliceerd. Houd daarom altijd de website in de gaten voor de meest recente versie. Als het nieuwe privacy statement gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde persoonsgegevens van je verwerken, dan stellen we jeb hiervan op de hoogte.
De huidige versie van het privacy statement is het laatst gewijzigd op 1 februari 2023.
