Directiesecretaresse

40 uur per week – Haarlem

Ben jij een daadkrachtige directiesecretaresse die optimale ondersteuning kan bieden op directieniveau? Ben jij een vakinhoudelijke professional die wendbaar is in een dynamische, veranderende omgeving en vind je het leuk om alles zelfstandig tot in de puntjes voor haar te organiseren? Dan zijn wij bij ROM InWest op zoek naar jou!

Wat ga je doen?
Voor onze energieke CEO zoeken wij iemand met positieve energie en ambitie die ervoor zorgt dat de dagelijkse gang van zaken goed geregeld is, zodat zij hier geen omkijken naar heeft. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en houdt van de dynamiek die dit met zich meebrengt, maar behoudt te allen tijde het overzicht. Samen vormen jullie een sterk team!

Een greep uit je taken en verantwoordelijkheden:

  • Je houdt ervan om een complexe en vaak veranderende agenda met zowel fysieke/digitale afspraken incl. reisaspecten beheren;
  • Je ondersteunt de CEO in het screenen en beheren van haar mailboxen;
  • Je werkt zelfstandig, beoordeelt en behandelt op eigen initiatief binnenkomende correspondentie;
  • Je onderhoudt veelvuldig contacten met in- en externe relaties zoals de secretaresses van andere ROM’s, 1elijnspartners ROM InWest, Economische Zaken, de Provincie en gemeentes;
  • Je beoordeelt e-mailberichten op belang, prioriteit en handelt deze zelfstandig af;
  • Je zorgt ervoor dat alle benodigde informatie op tijd beschikbaar is voor de CEO in Dilligent Boards;
  • Je plant en organiseert diverse vergaderingen en bijeenkomsten en indien nodig de catering;
  • Je ontvangt de bezoekers voor de CEO op onze mooie locatie in de Koepel;
  • Je draagt zorg voor het boeken van reizen en het regelen van de nodige reisdocumenten;
  • Je notuleert het tweewekelijks mt overleg d.m.v. het opstellen van een  actie- en besluitenlijst en je bewaakt de  follow-up van de actiepunten;
  • Je zorgt in samenwerking met de directiesecretaris voor het tijdig versturen van de vergaderstukken voor de diverse gremia en het organiseren van de diverse RvC en Aandeelhoudersvergaderingen;
  • Je onderhoudt veelvuldig contact met de leden van de RvC en het bestuur van InWest Regio en zult hen helpen als zij hierom vragen;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor jouw collega’s m.b.t. vragen incl. agendaverzoeken voor de CEO;
  • Je werkt nauw samen met de officemanager en bent haar achtervang. Hierbij kun je denken aan het boeken van vergaderruimtes, het regelen van de catering, borrels en parkeerplekken voor bezoekers;
  • Je draagt zorg voor ROM InWest LI postings op de CEO LI account, welke zijn opgesteld door de communicatieadviseur;
  • Je houdt de jaarplanning bij van de jaarlijkse geplande events.

 

En welk profiel heb jij?
Je bent een enthousiaste persoonlijkheid en beweegt je op een daadkrachtige en overtuigende manier door de verschillende lagen binnen de organisatie. Je weet je goed staande te houden wanneer je vele ballen hoog moet houden en hebt een proactieve werkhouding. Structuur en nauwkeurig werken zijn jou uiteraard op het lijf geschreven.

Wat vragen wij?

  • Je beschikt over minimaal een hbo werk- en denkniveau;
  • Je hebt ruime werkervaring opgedaan in een vergelijkbare rol;
  • Je bent communicatief sterk en hebt een oplossingsgerichte, proactieve en flexibele werkhouding;
  • Je bent uitstekend in staat om verwachtingen te managen, bent bereid om in mogelijkheden te denken maar weet subtiel je eigen grenzen hierin aan te geven;
  • Je schakelt snel, op diverse niveaus en met verschillende onderwerpen. Daarbij houd je overzicht en stel je de juiste prioriteiten, ook op piekmomenten. Indien nodig geef je tegengas;
  • Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en externe belangen;
  • Vanzelfsprekend beheers je de Nederlandse en Engelse taal perfect in woord en geschrift.

 

Wat bieden wij je?
Een uitdagende zelfstandige functie met aanzienlijke verantwoordelijkheden binnen een ambitieuze startende organisatie. Een prachtige werkplek in de Koepel in Haarlem. Een enthousiast team leuke collega’s en een salaris dat past bij jouw kennis en ervaring. Je krijgt tevens de mogelijkheid om hybride te werken in afstemming met de agenda van de CEO.

Over ROM InWest
ROM InWest is de regionale ontwikkelingsmaatschappij in Noord-Holland. Wij maken deel uit van het landelijk netwerk aan ROM’s, gericht op het versterken van de economie en werkgelegenheid in de regio. In praktijk zijn wij het directe aanspreekpunt voor ondernemers met de vraag voor ondersteuning bij hun ambities voor groei en innovatie.

ROM InWest is in oktober 2021 opgericht, met nu 14 medewerkers in dienst en nog eens 12 in de flexibele schil; aldus omvang ca 25 fte. ROM InWest is nog volop in ontwikkeling. De sfeer op kantoor is informeel en gezellig en we weten elkaar makkelijk te vinden in de samenwerking. ROM InWest is gevestigd in de voormalige Koepelgevangenis in Haarlem. De gevangenis is verbouwd tot een dynamische werklocatie waar we de beschikking hebben over diverse ruimtes om samen te werken of juist het focus-werk te doen dat nodig is.

Enthousiast?
Ben je enthousiast en herken je jezelf in bovenstaand profiel? Solliciteer dan via dit formulier met je CV en motivatie. Bij voldoende passende reacties sluiten wij de vacature eerder. Heb je vragen, neem dan contact op met Christianne van der Pas, HR manager (06-11305180).