Privacyverklaring

Home > Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel.

Over ROM InWest

ROM InWest is een BV, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 84148527. Onze contactgegevens zijn: 

ROM InWest
info@rominwest.nl

Koepelplein 1e
2031 WL Haarlem

Voor vragen over deze privacyverklaring kun je contact opnemen via het bovengenoemde e-mailadres. 

Verwerkingen van persoonsgegevens

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt ROM InWest persoonsgegevens?

  1. Het opslaan van persoonsgegevens in ons CRM-systeem
  2. Verzending van onze nieuwsbrief, indien je aangegeven hebt deze te willen ontvangen
  3. Verzending van uitnodigingen voor bijeenkomsten of events waarvan we verwachten dat deze voor jou interessant zijn, georganiseerd door ROM InWest, of waar ROM InWest bij betrokken is
  4. Om je in de toekomst te informeren over actuele en mogelijk voor jou interessante activiteiten waar ROM InWest bij betrokken is
  5. Voor het verbeteren van gepersonaliseerde mailings en uitnodigingen, op basis van jouw voorkeuren en interessegebieden, passend bij de ROM InWest-agenda. Ook gebruiken we jouw gegevens om de programmering van onze events en dienstenverlening nog beter aan te laten sluiten.

Op basis van welke grondslagen worden de persoonsgegevens verwerkt?

ROM InWest verwerkt jouw persoonsgegevens:

  1. Op basis van de toestemming van de betrokkene voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor het verzenden van de nieuwsbrief, verzenden van uitnodigingen of voor het beantwoorden van een vraag, klacht of andersoortige communicatie
    Of
  2. Omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent
  3. Omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ROM InWest. Dit bestaat uit het concrete belang van ROM InWest om vragen, klachten of andersoortige communicatie op verzoek van jou af te kunnen handelen, het praktische belang van ROM InWest om een evenement te kunnen organiseren of het belang van ROM InWest om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren en optimaliseren.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, dan kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken.

Hieronder beschrijft ROM InWest welke verwerkingen van persoonsgegevens onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden. Wij gaan altijd zorgvuldig met jouw gegevens om. ROM InWest zal jouw persoonsgegevens zorgvuldig (digitaal) opslaan en met de nodige beveiligingsmaatregelen beschermen. Jouw persoonsgegeven worden niet doorverkocht. ROM InWest koopt zelf ook geen gegevens.

Verwerkingen van persoonsgegevens via de website

Gebruik van het contactformulier en de quick scan 

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de afhandeling van jouw vraag, klacht of andersoortige communicatie. Jouw gegevens worden opgeslagen in het CRM-bestand van ROM InWest en aangevuld met bedrijfsinformatie als vestigingsplaats, sector en betrokkenheid bij ROM InWest-initiatieven. Afhankelijk van het formulier dat je hebt ingevuld, vullen we jouw gegevens aan met interessegebieden High Tech, Life, science en health, Creatieve industrie, Logistiek, Agrifood, Financiële dienstverlening, Water. Deze persoonsgegevens worden bewaard tot je aangeeft de gegevens te willen wijzigen of te verwijderen.

Aanmelden voor een evenement

Het is mogelijk dat je jezelf via de website inschrijft voor een evenement of bijeenkomst. Juridisch gezien sluit je dan een overeenkomst met ROM InWest. Op deze dienstverlening zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Je dient daarvoor in het bijbehorende formulier de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

  1. Bedrijfsnaam
  2. Functie
  3. Voornaam
  4. Achternaam
  5. E-mailadres
  6. Telefoonnummer (optioneel)

Als bovenstaande persoonsgegevens niet door je worden verstrekt, dan kun je jezelf niet aanmelden voor het evenement.

De persoonsgegevens worden gebruikt om een deelnemerslijst van het evenement bij te kunnen houden. Jouw gegevens worden opgeslagen in het CRM-bestand van ROM InWest. Deze deelnemerslijst wordt gebruikt vanuit praktische doeleinden, bijvoorbeeld om te bepalen of een evenement wel of niet door kan gaan in verband met de daarvoor getoonde animo. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van ROM InWest en van jou. Dit belang bestaat concreet uit het praktische belang van ROM InWest om een evenement te kunnen organiseren.

ROM InWest legt vast welke bezoekers haar evenementen/bijeenkomsten hebben bezocht, ter verbetering van onze activiteiten, diensten en informatieverstrekking. Jouw persoonsgegevens kunnen na het sluiten van de overeenkomst ook worden gebruikt om contact met je op te nemen voor gelijksoortige evenementen, of met het oog op netwerk gerelateerde activiteiten passend bij de dienstverlening van ROM InWest, waarvan ROM InWest denkt dat het voor jou relevant kan zijn, dan wel waar je een relevante bijdrage aan zou kunnen leveren. De rechtsgrond van deze verwerking is dat deze gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. In ruil voor het organiseren en kunnen bijwonen van het evenement, vinden wij het redelijk en gerechtvaardigd dat wij jouw gegevens verwerken in het netwerk. Let op dat je te allen tijde gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar, jouw gegevens kunt inzien en indien gewenst kunt wijzigen dan wel laten verwijderen. ROM InWest zal daar zonder meer gehoor aan geven en in dat geval geen contact met je opnemen. Het recht van bezwaar komt verderop in dit privacy beleid ook aan de orde.

Jouw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen voor commerciële doeleinden. Als wij een evenement organiseren met een partner die een bijdrage levert aan het evenement, worden jouw gegevens mogelijk met deze partner gedeeld in het kader van het organiseren van het evenement.

Let op dat tijdens het evenement foto’s kunnen worden gemaakt. Daarover tref je verderop in dit privacy beleid meer informatie aan.

Verwerkingen die betrekking hebben op overige bedrijfsprocessen 

Introductie

Langs deze weg informeren wij je ook over een aantal verwerkingen van persoonsgegevens die betrekking hebben op overige bedrijfsprocessen binnen ROM InWest. Wij hebben deze informatie in dit (openbare) privacy beleid opgenomen, omdat wij bijvoorbeeld naar deze informatie verwijzen in onze opdrachtbevestiging.

Sturen van e-mails over eigen gelijksoortige diensten of bijeenkomsten

Bestaande netwerkleden worden op regelmatige basis per email geïnformeerd over onze diensten of bijeenkomsten. Op basis van de wet (in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming in samenhang met artikel 11.7 lid 3 van de Telecommunicatiewet) is het toegestaan om bestaande netwerkleden zonder toestemming uitingen te sturen over eigen gelijksoortige producten of diensten. Onderaan de betreffende e-mails vind je een link waarmee je jezelf eenvoudig voor alle uitingen van ROM InWest af kunt melden. ROM InWest maakt onderscheid in het verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen. Je kunt in de opdrachtbevestiging per product aangeven wat je wel en niet wilt ontvangen.

Foto’s van evenementen

ROM InWest organiseert met enige regelmaat evenementen en bijeenkomsten. Het is mogelijk dat tijdens deze evenementen foto’s worden gemaakt. Het is mogelijk dat ROM InWest deze foto’s publiceert, bijvoorbeeld in een nieuwsbrief of andersoortige uiting. ROM InWest zal dit ten tijde van het evenement ook mededelen en vragen of bezwaar bestaat deze mogelijke publicatie. Indien mogelijk wordt direct op een mogelijk bezwaar geanticipeerd door de betreffende persoon niet of niet herkenbaar is beeld te brengen.

De rechtsgrond van deze verwerkingen is dat deze gegevensverwerkingen noodzakelijk zijn voor de behartiging van ons gerechtvaardigde belang. In ruil voor het organiseren en kunnen bijwonen van het evenement, vinden wij het redelijk en gerechtvaardigd dat bovengenoemde verwerkingen plaatsvinden. Dit zodat wij kunnen onderbouwen dat de ROM InWest actief investeert in haar klanten en relaties.

Let op dat je te allen tijde, dus ook voorafgaand aan het moment dat wij foto’s publiceren, gebruik kunt maken van jouw recht van bezwaar. ROM InWest zal daar zonder meer gehoor aan geven en in dat geval geen foto publiceren waarop je bent afgebeeld. Het recht van bezwaar komt verderop in dit privacy beleid ook aan de orde.

Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door websites kunnen worden gebruikt om gebruikerservaringen efficiënter te maken. Volgens de wet mogen wij cookies op jouw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor alle andere soorten cookies hebben we uw toestemming nodig.

Onze website maakt gebruik van verschillende soorten cookies. Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden die op onze pagina’s worden weergegeven. We gebruiken cookies om onze content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. We delen informatie over jouw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die je aan ze hebt verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van jouw gebruik van hun services.

Hieronder volgt een specifiekere uitleg over welke cookies wij verzamelen voor welk doeleinde:

Noodzakelijke cookies: Noodzakelijke cookies helpen een website bruikbaarder te maken, door basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website mogelijk te maken. Zonder deze cookies kan de website niet naar behoren werken. We gebruiken hiervoor Movavi. Movavi slaat de gegevens op onze eigen server op.

Voorkeurscookies: Voorkeurscookies zorgen ervoor dat een website informatie kan onthouden die van invloed is op het gedrag en de vormgeving van de website, zoals de taal van jouw voorkeur of de regio waar je woont.

Statische cookies: Statistische cookies helpen eigenaren van websites begrijpen hoe bezoekers hun website gebruiken, door anoniem gegevens te verzamelen en te rapporteren.

Marketing cookies: Marketingcookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Hun doel is advertenties weergeven die zijn toegesneden op en relevant zijn voor de individuele gebruiker. Deze advertenties worden zo waardevoller voor uitgevers en externe adverteerders.

Bewaartermijn

ROM InWest bewaart de persoonsgegevens tot je aangeeft de gegevens te willen wijzigen of te verwijderen. Je kunt te allen tijde jouw gegevens inzien, wijzigen of verwijderen. Als je jezelf geheel wenst uit te schrijven, worden jouw persoonlijke gegevens direct verwijderd.

Bron persoonsgegevens

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die je ons zelf hebt verstrekt via het contactformulier of als je contact hebt gehad met één van onze experts.

Wij verkrijgen geen persoonsgegevens van derde partijen.

Verwerkers en andere derden

Persoonsgegevens kunnen in opdracht van ROM InWest worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en subverwerkers. In het geval van ROM InWest gaat het om het hostingbedrijf. De verwerkers en sub-verwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van ROM InWest en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens. Jouw persoonsgegevens worden niet verstrekt aan andere partijen. Jouw persoonsgegevens worden wel gedeeld aan andere partijen als wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak.

Jouw privacy rechten

Op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) heb je een aantal rechten. Je hebt het recht om de ROM te verzoeken om inzage (art 15 AVG) van en rectificatie (art. 16 AVG) of het wissen van jouw persoonsgegevens (art. 17 AVG). Ook heb je het recht om ROM InWest te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (art. 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heb je ook recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) en het recht van bezwaar (art. 21 AVG). Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen.

Als je van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, dan kun je contact opnemen met ons via info@rominwest.nl.

Los van bovenstaande rechten, heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Als je niet tevreden bent over de manier waarop ROM InWest met jouw persoonsgegevens omgaat, dan vernemen wij dit graag van je.  Je hebt ook altijd het recht om klachten over onze omgang met jouw privacygevoelige gegevens te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Social Media

Je kunt via de website van ROM InWest doorklikken naar diverse sociale mediakanalen. Deze sociale media verzamelen informatie over je, bijvoorbeeld door het gebruik van cookies.
LinkedIn privacyverklaring

Doorlinken

Je kunt via de website van ROM InWest doorklikken naar websites van onze partners. Mogelijk verzamelen deze websites informatie over je. Welke informatie wordt verzameld, kun je bij de diverse websites nagaan of opvragen.

Google

Als je onze website bezoekt vanuit Google, zal Movavi gegevens van je verzamelen. Movavi zorgt dat je gegevens worden opgeslagen op de server van de hostingprovider.

Wijzigingen

Dit privacy beleid kan worden gewijzigd. Indien er wijzigingen plaatsvinden, stellen we je hiervan op de hoogte. De huidige versie van het privacy beleid is het laatst gewijzigd op 3 september 2021.